Wichtiges besiegt Dringendes

Wichtiges besiegt Dringendes

Sich selbst und die Zeit im Griff

Die Atmosphäre in der bis auf den letzten Platz gefüllten Arena ist zerreißend. Der Countdown auf den Displays scheint sich zu beschleunigen und die Führung im Spiel wechselt im Minutentakt – ein Wechselbad der Gefühle zwischen Euphorie und Frustration. Wird die Zeit noch reichen, um den entscheidenden Vorsprung zu gewinnen?

Was in einem spannenden Basketballspiel passieren kann, kennen wir auch aus Situationen aus unserem Alltag: Projekte im Unternehmen, Master- oder Bachelorarbeiten, das Lernen für die Abschlussprüfung in der Weiterbildung, die Vorbereitung auf eine wichtige Präsentation, unbeliebte private Pflichten wie die Kehrwoche. Diese haben oft etwas Entscheidendes gemeinsam: den berühmten „letzten Drücker“.

Gewinnen kann, wer unter dem Druck der Erwartungen und den sich blitzschnell verändernden Gegebenheiten die richtigen Schritte zur richtigen Zeit macht und das Ziel immer im Fokus behält. Das ist Selbstmanagement.

Doch wie manage ich mich selbst? Das ist eine Frage, die zu einer nicht enden wollenden Flut von Lösungsvorschlägen führt. Dabei bleiben manchmal einige altbewährte Methoden auf der Strecke. Das Eisenhower-Prinzip ist ein gutes Beispiel dafür. Benannt nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten liefert es uns bis heute das, was wir in einer hektischen Arbeitswelt am nötigsten haben: eine einfache und wirksame Hilfestellung.

Eisenhower-Prinzip wichtig und dringendHaben Sie auch meistens mehr Aufgaben und Pläne als Zeit? Das Eisenhower-Prinzip greift uns hier unter die Arme und gewichtet die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. So entstehen A-, B- und C-Aufgaben. Während es auf die A-Aufgaben im Augenblick wirklich ankommt, sind B-Aufgaben wichtig, aber nicht dringend und C-Aufgaben dringend, aber nicht wichtig. So weit, so theoretisch. Interessant ist der Blick auf den Arbeitsalltag und die gelebte Realität, in der uns meist die C-Aufgaben dominieren. So viele Aufgaben sind dringend und bestimmen unsere Zeitverwendung: die eilige Mail, die spontane Besprechung, die Anfrage, die nicht warten kann und so weiter.

Dieses Phänomen führt zu dem bedauernswerten Schicksal der B-Aufgaben: Was nicht dringend ist, wird aufgeschoben, um es kurz vor Deadline unter Druck mit reduzierter Qualität zu erledigen. Dabei sind gerade das die Aufgaben, an denen Sie und Ihre Arbeit am Ende eines Jahres gemessen werden. Sie werden kein Lob dafür erhalten, schnell auf alle Spontananfragen reagiert zu haben, wenn Sie Ihre Projekte und übergeordneten Aufgaben nicht entscheidend vorangetrieben haben.

Um für sich die wirklich wichtigen Aufgaben zu erkennen, ist es hilfreich, sich folgende Fragen zu stellen:

  • Woran wird der Erfolg meiner Arbeit konkret gemessen und was gehört tatsächlich zu meinen Aufgaben?
  • Was wäre mit den angeblich unaufschiebbaren Aufgaben geschehen, wenn ich krank gewesen wäre?
  • Wann reserviere ich mir wie viel Zeit für meine B-Aufgaben und wie verteidige ich diesen Termin?

Die Lösung ist einfach und wirksam. Sie lautet: terminieren und freihalten. Typische B-Aufgaben im Arbeitsalltag sind Projektarbeit, Personal- und Organisationsentwicklung, Weiterbildung und Mitarbeiterführung. Bei diesen Aufgaben stellt sich nie die Frage, ob sie erledigt werden, sondern nur wann und wie. Das Terminieren dieser Aufgaben ist kein Mehraufwand, steigert aber die Qualität. Das Verteidigen dieses Termins wird Irritationen auslösen, die jedoch unvermeidlich sind, um die eigene Position zu festigen. Denken Sie daran: Everybody’s Darling is everybody’s Depp!

Wie Sie freundlich aber bestimmt „Nein“ sagen können, erfahren Sie hier.

 

 

 

Ratiopharm Ulm Basketball in der Ratiopharm Arena

 

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